Kort baggrund
I mange budgetter står vikarforbrug som en rund procentsats, sat ud fra sidste års regnskab eller en fornemmelse fra driften. Det er et problem, fordi vikarforbrug hverken er stabilt eller tilfældigt: det svinger med sygefravær, personalegennemstrømning og sæson, og det er en af de poster, der oftest sprænger budgettet midt på året. Når Social- og Boligstyrelsens socialtilsyn samtidig kigger på netop sygefravær og personalegennemstrømning som risikoindikatorer, giver det god mening at kunne dokumentere vikarforbrug præcist, både internt og udadtil.
Hvorfor skøn ikke holder i praksis
De fleste tilbud har allerede de data, der skal til. Problemet er, at de ligger spredt: planlagte vagter i vagtplansystemet, faktisk afholdte vagter i lønsystemet, sygemeldinger i en mailtråd eller et Excel-ark, og vikartimer registreret et helt fjerde sted. Når data er spredt, ender vikarforbrug med at blive en efterrationalisering i regnskabet i stedet for et styringstal, der bruges løbende.
En beregning af vikarforbrug bosted bygger på tre datapunkter, som alle findes i vagtplanlægningen:
- Normerede timer: de vagttimer, som er planlagt efter normeringen for en given periode og et givent team.
- Vikar- og afløsertimer: de timer, der reelt er dækket af vikarer, afløsere eller ekstravagter i stedet for fastansatte.
- Årsag til dækning: om vikartimen skyldes sygefravær, opsigelse, ferie eller planlagt underskud i normeringen.
Uden den tredje kategori bliver tallet ubrugeligt i budgetsammenhæng, fordi et vikarforbrug drevet af sygefravær kræver en anden indsats end et vikarforbrug drevet af høj personalegennemstrømning.
Beregningsmetoden trin for trin
Metoden er enkel, når data er samlet ét sted:
- Vikarforbrugsprocent = (vikar- og afløsertimer i perioden / normerede timer i perioden) × 100, opgjort pr. team eller afdeling, ikke kun på tilbudsniveau. Et gennemsnit på tværs af hele organisationen skjuler ofte, at ét team bærer det meste af forbruget.
- Vikaromkostning = vikartimer × vikartimepris, sammenlignet med den løn en fastansat ville have kostet for samme timer. Forskellen er den reelle merudgift, ikke bare bruttoudgiften til vikarer.
- Driverfordeling: vikartimerne opdeles på sygefravær, ubesatte stillinger, ferie og planlagte spidsbelastninger. Det viser, om vikarforbruget er strukturelt eller midlertidigt.
- Trend over 12 måneder: vikarforbrugsprocenten sættes ind i en løbende serie, så sæsonudsving og udviklingen efter en opsigelse eller en sygemelding kan følges måned for måned.
Det kræver, at vagtplanen og løndata deler samme grundlag. Når en vikar bookes ind på en vagt, skal det timepunkt automatisk kunne kobles til normeringen for den vagt, uden at nogen skal taste det ind to gange i et regneark.
Fra sygefravær og personalegennemstrømning til ét samlet billede
Vikarforbrug hænger sjældent sammen med tilfældigheder. De to største drivere er sygefravær bosted og personalegennemstrømning sociale tilbud, og begge kan følges med samme datamodel som vikarforbruget:
- Sygefravær giver et akut, kortsigtet vikarbehov. Det kan opgøres som sygetimer pr. normeret time og sammenlignes med vikarforbrugsprocenten for at se, hvor stor en andel af vikarforbruget der reelt skyldes sygdom.
- Personalegennemstrømning giver et længerevarende vikarbehov, fordi en ubesat stilling ofte dækkes af vikarer i flere måneder, inden en ny medarbejder er fastansat og oplært.
Når de tre tal, vikarforbrug, sygefravær og personalegennemstrømning, kan ses samlet pr. team, bliver det muligt at pege på den rigtige indsats: er det arbejdsmiljøet, der skal justeres, er det rekrutteringen, der er for langsom, eller er det normeringen, der reelt er for lav til opgaven. Se også artiklen om risikomodellens indikatorer, som socialtilsynet lægger vægt på i tilsynsdialogen.
Vikarforbrug som aktiv post i budget og takstforhandling
Når vikarforbrug beregnes ud fra faktiske vagtdata i stedet for skøn, kan det bruges aktivt to steder:
I budgettet kan vikarforbrug lægges ind som en dokumenteret post, baseret på de seneste 12 måneders faktiske tal fordelt på driver, i stedet for en fast procentsats hentet fra sidste års regnskab. Det gør budgettet mere robust, fordi det tager højde for, om vikarforbruget er strukturelt højt i et bestemt team, og fordi afvigelser kan følges op måned for måned i stedet for at blive en overraskelse ved årsafslutningen. Se nøgletallene ethvert bosted bør følge for, hvordan vikarforbrug passer ind i den samlede ledelsesrapportering.
I takstforhandlingen giver et dokumenteret vikarforbrug et andet udgangspunkt end en generel henvisning til, at "vikarudgifterne er høje". Tilbuddet kan vise kommunen, hvor stor en andel af normeringen der reelt dækkes af vikarer, hvad det koster i kroner, og hvorfor, uden at det bliver en forhandling på skøn mod skøn. Det er samme logik, som ligger bag en takstberegning nedefra på egne tal: taksten skal afspejle den faktiske drift, ikke en skabelon.
Kompas' perspektiv
Kompas' perspektiv er, at vikarforbrug først bliver et styringstal, når det bygger på de samme data som vagtplanen og regnskabet, ikke på et separat skøn.
Vagtdata er allerede beregningsgrundlaget
Når vagtplanen registrerer, hvem der reelt dækker en vagt, kan vikarforbrugsprocenten beregnes automatisk pr. team, uden at nogen skal samle tal fra flere systemer bagefter.
Driveren skal med, ikke kun tallet
Et vikarforbrug drevet af sygefravær kræver en anden ledelsesbeslutning end et vikarforbrug drevet af ubesatte stillinger. Begge dele skal kunne følges i samme overblik.
Dokumentation slår skøn i takstforhandlingen
Et tilbud, der kan vise 12 måneders vikarforbrug pr. team med kroner og driver, står stærkere i en dialog med kommunen end et tilbud, der ryger på et samlet estimat.
Journal og vagt hænger sammen
Når dokumentation og vagtplan bor i samme datamodel, kan lederen også se, om et højt vikarforbrug påvirker kontinuiteten i borgernes indsats, ikke kun budgettet.
Hvorfor det betyder noget
For driften af et socialt tilbud er vikarforbrug ikke bare en økonomisk post, det er en indikator for arbejdsmiljø, normering og kontinuitet i borgerens indsats, og det er en indikator, socialtilsynet allerede kigger på. Når vikarforbrug beregnes ud fra faktiske vagtdata i stedet for skøn, kan ledelsen handle på tallet, mens det stadig er en trend og ikke et overrasket regnskab. Kompas samler vagtplan, løn og økonomi i samme datamodel, så vikarforbrug, sygefravær og personalegennemstrømning kan følges løbende og bruges direkte i budgettet og i den næste takstforhandling.