Kort baggrund
Socialtilsynet arbejder med en revideret kvalitetsmodel, hvor risikobaseret tilsyn og løbende dokumentation af drift vægter tungere end den anmeldte gennemgang en gang om året. For botilbud, opholdssteder og andre sociale tilbud betyder det, at tilsynet i stigende grad baserer sin vurdering på data, tilbuddet selv genererer i det daglige, ikke kun på det materiale, der samles sammen op til et tilsynsbesøg. Det ændrer, hvad der er relevant at kunne fremvise, og hvornår det skal kunne fremvises.
Hvad den nye kvalitetsmodel for socialtilsyn ændrer i praksis
Den nye kvalitetsmodel bygger videre på de fem temaer, som allerede kendes fra den nuværende tilsynspraksis (uddannelse og beskæftigelse, selvstændighed og relationer, målgrupper, metoder og resultater, organisation og ledelse samt kompetencer og fysiske rammer), men lægger mere vægt på, at tilbuddet selv kan sandsynliggøre sammenhængen mellem indsats og resultat over tid. Det praktiske skifte ligger i tre ting:
- Dokumentation skal kunne vise udvikling over tid, ikke kun et øjebliksbillede ved tilsynsbesøget.
- Risikoindikatorer som sygefravær, personalegennemstrømning, magtanvendelser og normering vægtes som selvstændige datapunkter, tilsynet kan trække på løbende, jf. Socialtilsynets egne retningslinjer.
- Der stilles højere krav til, at ledelsen kan koble den faglige indsats til de ressourcer, tilbuddet faktisk har til rådighed, hvilket flytter fokus fra journalen alene til driften som helhed.
Det er en videreudvikling af den linje, Social- og Boligstyrelsen og Socialtilsynet har lagt de seneste år, men med et tydeligere krav om, at data skal være til stede løbende, ikke kun produceret til anledningen.
Socialtilsyn krav: fra stikprøve til løbende dokumentation
Hidtil har mange tilbud kunnet nå langt med en solid oprydning op til det anmeldte besøg. Med den nye model bliver det sværere, fordi risikomodellen gør det muligt for tilsynet at bede om data, der dækker en periode, ikke en dato. Det stiller nye krav til, hvordan dokumentation, vagtplanlægning og økonomi hænger sammen i det daglige:
- Dokumentation, der er skrevet under vagten frem for efter, er lettere at fremvise sammenhængende over tid. Se hvordan det fungerer i praksis på /journalisering.
- Normering og bemanding skal kunne dokumenteres som et mønster, ikke som en enkelt vagtplan. Det kræver et vagtplansystem, der håndhæver regler og gemmer historik, jf. /vagtplan.
- Sammenhængen mellem takst og faktisk leveret indsats bliver et tema tilsynet spørger ind til, særligt når normeringen afviger fra det, der er lagt til grund for taksten, se /takstberegner og /oekonomistyring.
Risikomodel socialtilsyn: hvilke indikatorer bør I følge selv
Risikomodellen er ikke en hemmelig algoritme, men en samling af kendte indikatorer, som tilsynet i stigende grad trækker på systematisk. De vigtigste er beskrevet i vores gennemgang af risikomodellens indikatorer, men kort fortalt handler det om:
- Sygefravær og vikarforbrug over tid, ikke kun en enkelt måned.
- Personalegennemstrømning, særligt blandt faste medarbejdere.
- Antal og karakter af magtanvendelser og utilsigtede hændelser.
- Normering holdt op mod den godkendte målgruppe og de faktiske borgere.
Det, tilbud typisk overser, er, at disse tal skal kunne trækkes for en periode, ikke bare vises som et snapshot. Det kræver, at data ligger struktureret i systemet fra dag ét, ikke bliver samlet manuelt, når tilsynet spørger.
Tilsynsbesøg botilbud: forberedelse som struktur, ikke som brandslukning
Den mest almindelige fejl er at behandle tilsynsbesøget som en enkeltstående begivenhed, der kræver en uges oprydning. Med den nye kvalitetsmodel er det en dårlig strategi, fordi tilsynet netop leder efter kontinuitet. Et tilbud, der er struktureret klar, kender svaret på tre spørgsmål uden at skulle grave det frem:
- Kan I vise, hvordan en konkret borgers mål har udviklet sig over de sidste seks måneder?
- Kan I vise, at normeringen har matchet den godkendte målgruppe i samme periode?
- Kan I forklare en stigning i sygefravær eller magtanvendelser med henvisning til konkrete hændelser, ikke gætværk?
Vores erfaring fra tilbud, der arbejder struktureret, er, at tilsynsrapporten kan genereres med friske tal, når tilsynet giver ti minutter til forberedelse, ikke ti dage.
Kompas' perspektiv
Den nye kvalitetsmodel flytter tyngdepunktet fra dokumentation til dokumentation over tid. Det ændrer, hvad et driftssystem skal kunne levere, og hvornår.
Data skal ligge klar, ikke samles
Når risikomodellen kigger på perioder frem for øjebliksbilleder, er det afgørende, at sygefravær, normering, magtanvendelser og dokumentation allerede ligger struktureret i systemet. At samle det manuelt op til et besøg er en risiko i sig selv, fordi det tager tid fra fagligheden og ofte giver et ufuldstændigt billede.
Vagtplan og journal skal vise samme historie
Hvis vagtplanen viser en normering, som journalen ikke afspejler i den faglige indsats, opstår der et hul, tilsynet vil spørge ind til. Når vagtplan og dokumentation deler samme datamodel, kan tilbuddet fremvise en sammenhængende historie i stedet for to systemer, der skal forklares hver for sig.
Takst og indsats hænger sammen i vurderingen
Et tilbud, der kan vise, at den leverede indsats matcher den takst, kommunen betaler for, står stærkere i både tilsynsdialogen og takstforhandlingen. Det kræver, at bevilling, bemanding og faktiske omkostninger er koblet på borgerniveau, ikke regnet sammen bagefter i et regneark.
Forberedelse er en driftsvane, ikke en øvelse
Det mest robuste svar på en risikobaseret model er ikke bedre beredskab op til besøget, men en drift, der løbende producerer de data, tilsynet spørger efter. Det flytter forberedelsen fra en ugelang opgave til noget, der allerede findes, når spørgsmålet stilles.
Hvorfor det betyder noget
For et socialt tilbud betyder den nye kvalitetsmodel, at driften selv skal kunne dokumentere sin egen udvikling, uden at det kræver særskilt forberedelse hver gang tilsynet kommer. Det stiller krav til, at journal, vagtplan og økonomi ikke er tre isolerede systemer, men deler samme datamodel, så et tal, der registreres ét sted, kan bruges i både dokumentation, normering og takstdialog. Det er præcis den sammenhæng, Kompas er bygget til at levere, fra visitationens bevilling til den daglige vagtplan og journalnote, så tilbuddet altid kan svare på tilsynets spørgsmål med de tal, driften allerede har produceret.