Kort baggrund
Journalisering på socialområdet er blevet skærpet gennem de seneste år, senest med indførelsen af VUM 2.0 og den nye kvalitetsmodel under socialtilsynet. Mange bosteder og botilbud oplever samtidig et krydspres: dokumentationskravene stiger, mens personalenormeringen ikke gør. Resultatet er ofte, at journalisering bliver noget, der udføres i hastværk sidst på vagten, i stedet for et redskab der reelt understøtter fagligheden og borgerens udvikling. Det er relevant lige nu, fordi tilsynene i stigende grad bruger dokumentationens kvalitet som en direkte indikator for, om et tilbud lever op til kvalitetsmodellens temaer.
Hvad kræver reglerne af journalisering på socialområdet
Udgangspunktet er serviceloven og socialtilsynsloven, der stiller krav om løbende og systematisk dokumentation af den indsats, borgeren modtager. I praksis betyder det, at et tilbud som minimum skal kunne dokumentere:
- Den faglige indsats og udviklingen i forhold til borgerens mål
- Ændringer i borgerens funktionsniveau og trivsel
- Magtanvendelser, hændelser og opfølgning herpå
- Sammenhængen mellem den handleplan, kommunen har lagt, og det daglige arbejde
Social- og Boligstyrelsen har med indførelsen af VUM 2.0 (Voksenudredningsmetoden) strammet kravet om, at dokumentationen kan spores tilbage til konkrete mål og delmål. Det er ikke længere nok at skrive, hvad der er sket i løbet af en vagt. Notatet skal kunne kobles til en plan.
Journalisering socialområdet: fra lovkrav til daglig praksis
Det svære er sjældent at forstå kravene. Det svære er at omsætte dem til en arbejdsgang, som medarbejderne rent faktisk følger, uden at det stjæler tid fra kerneopgaven. Tre praktiske greb går igen på tilbud, der lykkes med det:
Standardiserede notattyper. Når medarbejderne vælger mellem faste kategorier (observation, indsats, hændelse, opfølgning) frem for frit tekstfelt, bliver dokumentationen mere ensartet og lettere at fremsøge til både tilsyn og statusmøder.
Dokumentation tæt på handlingen. Notater skrevet timer eller dage efter en vagt mister detaljer og præcision. Systemer, der gør det muligt at journalisere fra telefon eller tablet i selve situationen, reducerer efterslæbet markant.
Kobling til den enkelte borgers plan. Et notat isoleret fra borgerens mål har begrænset værdi for både faglighed og tilsyn. Dokumentationen skal vise en rød tråd fra udredning til daglig indsats.
Det er også her, mange tilbud oplever, at deres nuværende dagbogsprogram er bygget til at registrere, men ikke til at vise sammenhæng og udvikling over tid.
Journalisering og resten af driften hænger sammen
Dokumentation lever ikke i et vakuum. Den kvalitet, journaliseringen har, hænger direkte sammen med normering og vagtplanlægning, for en presset vagtplan giver mindre tid til grundig dokumentation. Den hænger også sammen med økonomistyringen, fordi dårlig dokumentation ofte er første tegn på, at et tilbud er ved at miste overblikket over egen drift. Flere tilsyn peger da også på sammenhængen mellem risikoindikatorer som sygefravær og personalegennemstrømning og faldende dokumentationskvalitet.
Kompas' perspektiv
Hos Kompas ser vi journalisering som en del af den samlede drift, ikke som en isoleret opgave ved siden af vagtplan og økonomi. Det giver fire konkrete fordele for ledelsen.
Dokumentation og drift i samme system
Når journalisering, vagtplan og økonomistyring ligger i samme system, kan ledelsen se sammenhængen mellem en presset vagtplan og faldende dokumentationskvalitet, før det bliver et problem ved næste tilsynsbesøg.
Mindre tid på registrering, mere tid på indhold
Standardiserede notattyper og mobil adgang betyder, at medarbejderne bruger minutter frem for kvarter på at dokumentere, uden at det går ud over kvaliteten af det, der skrives.
Sporbarhed til borgerens plan
Hvert notat kan kobles direkte til borgerens mål og delmål, så tilbuddet altid kan vise den røde tråd, som VUM 2.0 og kvalitetsmodellen efterspørger.
Data der understøtter takstdialogen
God journalisering giver også bedre grundlag for at dokumentere den faktiske indsats over for kommunen, hvilket styrker tilbuddets position i dialoger om takster og prisfastsættelse.
Hvorfor det betyder noget
For ledere af sociale tilbud er journalisering på socialområdet ikke længere kun et compliance-spørgsmål. Det er en driftsopgave, der påvirker både personaletid, faglig kvalitet og tilsynets vurdering af tilbuddet. Når dokumentation, vagtplanlægning og økonomi hænger sammen i ét system, bliver det muligt at se problemer, før de bliver til afvigelser ved næste tilsynsbesøg, og lettere at bruge dokumentationen som et aktiv i dialogen med både myndighed og kommune. Se hvordan journalisering i Kompas understøtter denne sammenhæng i praksis.