Kort baggrund
Personalegennemstrømning er en af de indikatorer, socialtilsynene lægger vægt på i risikomodellen, fordi høj udskiftning statistisk korrelerer med svigt i relationsarbejdet, mangelfuld dokumentation og flere magtanvendelser. For sociale tilbud betyder det, at personalegennemstrømning ikke kun er et HR-tal, men et fagligt kvalitetsmål, som tilsynet ser på, længe før det bliver en note i en tilsynsrapport. Problemet er, at mange tilbud først opdager mønstret, når det allerede er synligt udefra, fordi tallene ligger spredt i lønsystem, vagtplan og ansættelseskontrakter, og ingen sætter dem sammen løbende.
Hvorfor personalegennemstrømning i sociale tilbud rammer relationsarbejdet
Relationsarbejdet på et bosted eller opholdssted bygger på kontinuitet. Borgerens tillid til en kontaktperson opbygges over måneder, ikke vagter, og hver gang en fast medarbejder erstattes af en ny eller en vikar, starter en del af det arbejde forfra. Konsekvenserne kommer sjældent som en enkelt hændelse, men som en gradvis forringelse:
- Færre borgere har en stabil kontaktperson, fordi rul og oplæring tager tid fra den faste stab.
- Overleveringer mellem gamle og nye medarbejdere bliver mundtlige og ustrukturerede.
- Dokumentationen bliver tyndere, fordi nye og vikardækkede vagter oftest har den laveste kompletheed i journalen.
- Magtanvendelser og UTH-hændelser stiger i perioder med høj udskiftning, fordi erfaring med den enkelte borgers reaktionsmønstre forsvinder ud af huset.
Det er præcis den kæde, Social- og Boligstyrelsens kvalitetsmodel og risikomodellen hos socialtilsynene forsøger at fange, når de spørger til personalegennemstrømning, sygefravær og normering samlet. Vi har tidligere gennemgået, hvordan de øvrige risikoindikatorer hænger sammen, i risikomodellens indikatorer.
Sygefravær bosted og vikarforbrug bosted: to tal, der varsler det samme
Personalegennemstrømning kommer sjældent uden følgeskab. Sygefravær og vikarforbrug er ofte de tidlige varsler, fordi udskiftning starter med, at medarbejdere melder sig syge oftere, længe før de reelt siger op. Et bosted, der vil se mønstret tidligt, bør følge tre ting sammen, ikke isoleret:
- Sygefravær bosted, opdelt på afdeling og team. Et samlet gennemsnit for hele tilbuddet skjuler ofte, at et enkelt team eller en enkelt nattevagtsgruppe bærer det meste af belastningen.
- Vikarforbrug bosted beregning, målt i kroner og timer pr. måned. Stigende vikarforbrug er dyrere end en udækket vagt, men det er også et signal om, at den faste stab ikke længere kan bære driften selv. Vi har regnet på selve regnestykket i hvad koster sygefravær et bosted.
- Opsigelser og anciennitet fordelt over tid. Det afgørende er ikke antallet af opsigelser i sig selv, men om anciennitetsprofilen skifter, altså om det er de erfarne medarbejdere, der forsvinder først.
Når de tre tal ligger i hver sit system, kræver det et manuelt Excel-ark at se sammenhængen, og det bliver typisk først gjort, når en tilsynsrapport eller en bestyrelse spørger. Sat sammen i samme datamodel som vagtplan og journalisering kan mønstret ses måned for måned, ikke kun i bagklogskabens lys.
Hvilke data et tilbud bør følge løbende
For at fange mønstret før det bliver et tilsynstema, bør ledelsen have et fast sæt tal på et fast interval, ikke kun ved årsrapportering:
- Personalegennemstrømning i procent, rullende 12 måneder, fordelt på afdeling.
- Sygefravær i procent, kort- og langtidsfravær holdt separat.
- Vikarforbrug i kroner og andel af samlet lønsum.
- Andel vagter dækket af fast personale versus vikar pr. borger.
- Dokumentationskomplethed fordelt på, hvem der har skrevet notatet: fast medarbejder eller vikar.
Det sidste punkt er ofte det, der først afslører, at kvaliteten er under pres, fordi det viser den direkte kobling mellem personalesituationen og det, tilsynet faktisk læser. Den kobling er svær at lave, hvis vagtplan ligger i /vagtplan-systemet, lønsum i regnskabet og journalkomplethed i et tredje system uden fælles borger- og medarbejder-ID.
Kompas' perspektiv
Kompas samler netop de data, der viser sammenhængen mellem personalesituation og faglig kvalitet, fordi vagtplan, lønsum og dokumentation ligger i samme datamodel.
Personalegennemstrømning kobles til dokumentationskvalitet
Fordi journalnotater i Kompas er koblet til den vagt og den medarbejder, der har skrevet dem, kan ledelsen se, om komplethed og kvalitet falder i perioder med høj udskiftning eller højt vikarforbrug, i stedet for at gætte sig til det efter et tilsynsbesøg.
Sygefravær og vikarforbrug ses som ét billede, ikke to tal
Vagtplanen genereres på under et minut med 11-timers og 48-timers-reglen håndhævet i selve genereringen, og samtidig viser dashboardet, hvordan sygefravær omsættes til vikartimer og kroner, så tendensen kan følges måned for måned og ikke først opgøres ved kvartalsregnskabet.
Tilsynsforberedelse bliver et udtræk, ikke en indsamling
Når tilsynet spørger til personalegennemstrømning, sygefravær og normering, ligger tallene allerede samlet. Det er samme princip, som gør, at tilsynsrapporten kan genereres med ét klik med friske tal, i stedet for at administrationen skal grave tallene frem fra tre systemer under tidspres.
Tallene hænger sammen med taksten
Højt vikarforbrug og udskiftning har en økonomisk pris, som bør indgå, når taksten genforhandles. Med tal fra /oekonomistyring og en beregning i /takstberegner kan tilbuddet dokumentere den reelle omkostning, i stedet for at forhandle på tommelfingerregler.
Hvorfor det betyder noget
Personalegennemstrømning i sociale tilbud er ikke kun et personaletal, det er en tidlig indikator på relationsarbejde og dokumentationskvalitet, som socialtilsynene allerede vægter i risikomodellen. Tilbud, der følger sygefravær, vikarforbrug og personalegennemstrømning som ét samlet billede, kan handle på tendensen måneder før den viser sig som et tema i en tilsynsrapport. Det kræver, at vagtplan, løn og journal deler samme datamodel, i stedet for at ledelsen skal samle tallene manuelt hver gang et tilsyn eller en bestyrelse spørger.