Kort baggrund
Flere bestyrelser og direktioner i sociale tilbud efterspørger i disse måneder et fast sæt nøgletal, de kan følge løbende, ikke kun i det årlige regnskab. Det sker samtidig med, at socialtilsynene i den nye kvalitetsmodel lægger vægt på dokumenterede indikatorer som normering, sygefravær og personalegennemstrømning, og at Social- og Boligstyrelsens nye håndbog i takstberegning kræver, at tilbud kan sandsynliggøre sammenhængen mellem pris og indsats. Problemet er, at de tal, mange tilbud i dag leverer til bestyrelse og tilsyn, samles manuelt i regneark fra tre eller fire systemer, ofte en gang i kvartalet, og derfor allerede er forældede, når de bliver læst.
Hvilke nøgletal botilbud reelt bør følge
Det er fristende at måle alt, fordi alt kan tælles. Men de nøgletal, der faktisk siger noget om driften af et botilbud, er få, og de hænger sammen:
- Belægning. Andelen af godkendte og finansierede pladser, der er besat. Lav belægning er den hyppigste årsag til underskud, fordi omkostningerne til bemanding og husleje er faste, mens indtægten følger antal borgere.
- Sygefravær. Ikke kun det samlede fravær, men fordelt på korttids- og langtidsfravær og på team. Stigende korttidsfravær i et enkelt team er ofte det første tegn på belastning, længe før det viser sig i en trivselsundersøgelse.
- Vikarforbrug. Andelen af vagter, der dækkes af eksterne vikarer i forhold til fast personale. Et stigende vikarforbrug er dyrere end en ledig stilling og går ofte forud for et fald i dokumentationskvalitet og kontinuitet i relationsarbejdet.
- Dokumentationskomplethed. Andelen af planlagte notater, statusbeskrivelser og delmålsopfølgninger, der reelt er skrevet inden for fristen. Det er det tal, tilsynet leder efter, når det spørger, om praksis følger planen.
- Dækningsgrad. Den faktiske bemanding sat i forhold til den normering, der er lagt til grund for taksten. Her ses det, om tilbuddet leverer det, kommunen betaler for, eller om normeringen reelt er lavere end den, der er beskrevet i budget og godkendelse.
De fem tal er ikke interessante enkeltvis. De bliver først et ledelsesredskab, når de kan ses sammen og pr. borgerenhed, ikke kun som et samlet gennemsnit for hele tilbuddet.
Fra vagtplan og journal til nøgletal, uden manuel opsamling
Problemet er sjældent, at tallene ikke findes. De findes, spredt i vagtplanen, journalen og lønsystemet. Sygefravær registreres i vagtplanen, dokumentation skrives i journalen, og belægning og dækningsgrad kan først beregnes, når de to er holdt op mod bevillingen og budgettet i økonomistyringen. Når de tre lever i separate systemer, bliver nøgletallene til et manuelt projekt: eksport fra vagtplan, eksport fra journal, sammenstilling i et regneark, og et tal, der er en til to måneder gammelt, når det når bestyrelsesbordet.
Når de samme registreringer i stedet ligger i én datamodel, opstår nøgletallene som et biprodukt af den daglige drift. En sygemelding fra mobilen rammer vagtplanen med det samme, og fraværsprocenten opdateres samme sekund. Et notat, der ikke er skrevet inden fristen, tæller med i dokumentationskompletheden, uden at nogen skal tælle det manuelt. Bemandingen på en given vagt holdes automatisk op mod den normering, der ligger til grund for taksten, og dækningsgraden kan følges pr. borger, ikke kun pr. tilbud. Se hvordan bevillingen bliver til bemandingsbehov og pris i takstberegneren.
Nøgletal botilbud skal vise til både bestyrelse og tilsyn
Bestyrelsen og tilsynet spørger ofte ind til de samme tal, men med forskellige formål. Bestyrelsen vil vide, om driften er sund og pladserne besat. Tilsynet vil vide, om det, der leveres, matcher det, der er godkendt og beskrevet, jf. kvalitetsmodellens indikatorer. Når begge rapporter trækkes fra samme underliggende data, er der ikke to versioner af sandheden, kun to visninger af den. Det er også den logik, der ligger bag risikomodellens indikatorer, som vi har beskrevet nærmere i artiklen om risikomodellens indikatorer.
Kompas' perspektiv
Vi har set, hvor meget tid der forsvinder i sammenstillingen af tal, der allerede findes i systemerne. Fire pointer går igen, når tilbud begynder at følge nøgletal løbende i stedet for kvartalsvist.
Fem tal, ikke femten
Jo flere nøgletal, der rapporteres, jo mindre bliver hvert enkelt tal læst. Belægning, sygefravær, vikarforbrug, dokumentationskomplethed og dækningsgrad dækker de fleste af de spørgsmål, bestyrelse og tilsyn faktisk stiller. Resten er baggrundsdata, der kan trækkes ved behov.
Samme datamodel, to rapporter
Bestyrelsesrapporten og tilsynsmaterialet bør bygge på samme tal. Når vagtplan, journal og økonomi ligger i én datamodel, er der ingen forskel mellem det, direktionen ser mandag morgen, og det, tilsynet ser ved et anmeldt besøg.
Frisk hver dag, ikke en gang om kvartalet
Et nøgletal, der er to måneder gammelt, er en historisk oplysning, ikke et styringsredskab. Når fravær, vikarforbrug og dokumentation opdateres i takt med den daglige registrering, kan ledelsen reagere på et skred, mens det stadig er småt.
Pr. borger, ikke kun pr. tilbud
Dækningsgrad og dokumentationskomplethed siger mest, når de kan brydes ned på den enkelte borger eller det enkelte team. Det er her, tilbuddet kan se, om taksten og indsatsen faktisk følges, ikke kun i gennemsnit.
Hvorfor det betyder noget
Nøgletal botilbud er ikke en rapporteringsøvelse, de er et redskab til at drive tilbuddet, før tallene bliver et problem i en takstforhandling eller et tilsynsbesøg. Når belægning, sygefravær, vikarforbrug, dokumentationskomplethed og dækningsgrad hentes automatisk fra vagtplan, journal og økonomi i stedet for at blive samlet manuelt, går den tid, der i dag går til regneark, i stedet til at handle på det, tallene viser. Det er kernen i Kompas som samlet driftsplatform: det, der registreres én gang i den daglige drift, bliver til de tal, bestyrelsen og tilsynet ser, uden en ekstra opsamling i midten.